Filomaniac

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25. März 2010

To Do or Not To Do

Ein Filofax eignet sich hervorragend, um neben Terminen auch Aufgaben ("To Dos") zu erfassen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, von denen ich heute einige vorstellen möchte.

Grundsätzlich stellt sich die Frage: To Dos ins Kalendarium - oder nicht?

1.) Aufgaben direkt ins Kalendarium einzutragen, hat den Vorteil, dass man auf einen Blick sieht, was an einem bestimmten Tag anliegt - so läuft man nicht Gefahr, etwas zu vergessen und kann auch seine Zeit besser planen: wenn ich z. B. am Samstag die Garage aufräumen muss, wäre es vielleicht keine gute Idee, mich zum Shopping zu verabreden... Oder andersherum: wenn ich Mittwoch schon vier Termine habe, werde ich es wohl nicht schaffen, auch noch die Fenster zu putzen.
Der Nachteil an der Sache ist, dass alle unerledigten Aufgaben für den nächsten Tag wieder neu eingetragen werden müssen. Wer das "1 Woche/1 Seite"- (#6844410) oder gar das Monatskalendarium (#6845610) verwendet, hat außerdem wenig Platz, um Termine und To Dos unterzubringen.
Zudem ist es bei Aufgaben, die erst später im Jahr fällig werden, oft nicht möglich, jetzt schon ein konkretes Datum dafür festzulegen.

2.) Eine mögliche Alternative ist es, alle Aufgaben getrennt vom Kalender in einer Masterliste zu erfassen. Filofax bietet dafür einen Vordruck (#132204), aber man kann natürlich auch einfaches Notizpapier verwenden. Diese Liste platziert man dann an geeigneter Stelle im Filofax - z. B. ganz vorne oder in der aktuellen Woche des Kalendariums.
Vorteil: man sieht alle anstehenden Aufgaben auf einmal, nichts gerät in Vergessenheit, weil es irgendwo im Filo "versteckt" ist. Allerdings wird so eine Liste auch schnell unübersichtlich, da der Filo nun mal über keine "Sortierfunktion" verfügt; d. .h., man muss stets die ganze Liste checken, um zu sehen, was heute/morgen/diese Woche anliegt. Es empfiehlt sich, einmal pro Woche (z. B. Sonntagabend) die ganze Liste durchzugehen, um zu schauen, was in den nächsten Tagen ansteht und dies dann ins Kalendarium zu übertragen. - und um die Sachen zu streichen, die sich inzwischen von selbst erledigt haben.

3.) Um eine gewisse Struktur reinzubringen, kann man auch mit mehreren Listen arbeiten, z. B. indem man für verschiedene Lebensbereiche separate Listen führt: Job, Zuhause, Urlaubsvorbereitung, Weihnachten... Oder man sortiert seine Aufgaben - gemäß der Getting Things Done-Methode - nach ihrem "Kontext": Büro, Zuhause, Stadt, Telefon, Internet... je nachdem, wo ich gerade bin, kann ich die entsprechenden Dinge auf meiner Liste erledigen. Die Verwendung mehrerer Listen erfordert eine gewisse Disziplin, muss man doch jedes Mal alle Listen checken, um zu sehen, was gerade ansteht. Daher sich diese Methode eher für Aufgaben, die kein konkretes Datum haben.

4) Oder man verwendet Monatslisten, d.h, man legt eine separate To Do-Liste für jeden Monat (oder auch für je zwei Monate) an, auf der man nur die Aufgaben sammelt, die in diesem Zeitraum zu erledigen sind. Der Vorteil daran ist, dass man auch schon spätere Termine erfassen kann ("August: Versicherung kündigen", "November: Katze impfen lassen"), die noch kein festes Datum haben. (Wer ein Archiv verwendet, kan jeweils nur die aktuelle Liste im Filo einlegen und den Rest im Archiv verwahren.) Auf die aktuelle Liste kommen dann nur die Sachen, die jetzt zu tun sind.

Ich selbst habe im Laufe der Jahre all diese Varianten ausprobiert. Aktuell halte ich es so, dass ich alle Termine, die ein konkretes Datum haben, direkt ins Kalendarium schreibe: Mülltonne rausstellen, Bücher in die Bücherei bringen, H. zum Geburtstag anrufen... Ich verwende das Wochenkalendarium 1W./2S. (#6844010): Termine schreibe ich auf die linke Seite des Tages, Aufgaben auf die rechte.
Für Aufgaben ohne festes Datum, die in diesem oder dem nächsten Monat anliegen, habe ich zusätzlich eine "To Do"-Liste. Spätere Termine ohne festes Datum (z. B. Arzttermine, Kündigungsfristen) schreibe ich einzeln auf kleine PostIts und klebe sie an entsprechender Stelle in den Kalender.

Wie haltet Ihr es mit To Dos? Welche Methode funktioniert für Euch am besten?

1 Kommentar:

  1. Ich mache es eigentlich ähnlich wie du im Moment.
    Dinge, die einen festen Termin haben oder an einem bestimmten Tag gemacht werden sollen, schreibe ich ins Kalendarium. So z.B. Sonntag: "Drucken und einbinden der Hausarbeit"
    Andere Dinge, die in der nächsten Zeit mal gemacht werden sollten, kommen in die ToDo-Liste. Wie z.B. "neue Druckerpatronen bestellen"
    Die schaue ich mir immer an, wenn ich mal Zeit habe und schaue, was ich davon gleich machen kann. Das wird abgehakt. Meist schreibe ich die ToDo-Liste dann einmal wöchentlich oder jede 1 1/2 Woche neu, damit nur noch aktuelle Dinge dabei sind. Es gibt aber auch Aufgaben, die sich über Wochen von Liste zu Liste wandern ;)

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